De syndicus is het meest zichtbare gezicht van de vereniging van mede-eigenaars (VME) — en vaak ook de meest besproken figuur op de algemene vergadering. Wat als hij zijn werk niet doet? Wat als er helemaal geen syndicus is? Wat als hij zijn taken doorschuift naar een medewerker, of weigert het dossier over te dragen aan zijn opvolger? Deze spoke werkt de aanstelling, de vervanging en de gedwongen vervanging van de syndicus uit, met de recente rechtspraak als leidraad.
De aanstelling is verplicht — ook in kleine gebouwen
Artikel 3.89 NBW maakt de aanstelling van een syndicus verplicht zodra een gebouw onder het toepassingsgebied van de appartementswet valt: minstens twee kavels van verschillende eigenaars, met gemeenschappelijke delen. De wet maakt geen uitzondering voor kleine gebouwen. Een opgedeelde stadswoning met twee appartementen en een gemeenschappelijke traphal valt er even goed onder als een woontoren met tweehonderd kavels.
Dat dit geen academische kwestie is, bewees een recente uitspraak waarin twee eigenaars van een kleine mede-eigendom elkaar voor de vrederechter bekampten over gebruiksrechten en de kwalificatie van gemeenschappelijke delen. De rechter kwam niet aan de inhoud toe. Hij stelde vast dat de vorderingen het beheer en het beschikkingsrecht over gemeenschappelijke delen betroffen, dat de vertegenwoordiging van de VME bij een syndicus berust — en dat er geen syndicus was. Sanctie: de vordering was op dat ogenblik niet ontvankelijk. De rechter nodigde partijen via een tussenvonnis uit om eerst, bij verzoekschrift, een syndicus te laten aanstellen.
De les is dubbel. Procedureel: zonder syndicus geen geldige vertegenwoordiging van de VME, en zonder geldige vertegenwoordiging geen ontvankelijke vordering over de gemene delen — een principe dat de vrederechter van Oostende I op 19 december 2023 opnieuw bevestigde. Praktisch: ook kleine mede-eigendommen waar "alles informeel geregeld wordt" lopen een reëel procesrisico zolang ze geen syndicus hebben.
Een nuance voor de kleinste gebouwen: de wet laat toe dat mede-eigendommen waarvan de aard van de gemeenschappelijke delen dat rechtvaardigt, de toepassing van de dwingende appartementswet uitsluiten in een (verkorte) basisakte — maar enkel zolang alle mede-eigenaars daarmee instemmen. De rechtspraak over wat gebeurt wanneer één eigenaar nadien op die uitsluiting wil terugkomen, is wisselend: sommige rechters houden vast aan het contract, andere aanvaarden dat op eerste verzoek alsnog een syndicus wordt aangesteld wanneer de feitelijke verhoudingen tonen dat een onafhankelijke beheerder nodig is — bijvoorbeeld omdat de eigenaars elkaar het leven zuur maken. Wie in zo'n constellatie zit, doet er goed aan zijn positie vooraf juridisch te laten toetsen.
Gerechtelijk syndicus versus voorlopig syndicus
Wanneer de aanstelling via de algemene vergadering niet lukt, biedt de wet twee gerechtelijke noodsporen. Ze worden vaak verward, maar verschillen fundamenteel in situatie én procedure.
De gerechtelijk syndicus wordt aangesteld bij ontstentenis: er is helemaal geen syndicus. Elke belanghebbende — een mede-eigenaar, maar ook een schuldeiser van de VME — kan de vrederechter daartoe verzoeken via eenzijdig verzoekschrift (art. 594, 21° Ger.W.). De procedure is snel en eenvoudig, precies omdat er geen tegenpartij is die gehoord moet worden: er ís geen zittende syndicus.
De voorlopig syndicus wordt aangesteld wanneer er wél een syndicus is, maar die verhinderd is of in gebreke blijft (art. 3.89 § 8 NBW). Hier verloopt de procedure op tegenspraak: de zittende syndicus moet zich kunnen verdedigen tegen het verwijt dat hij zijn taak niet naar behoren vervult. De voorlopig syndicus treedt dan tijdelijk op, naast of in de plaats van de zittende.
Twee recente toepassingen tonen hoe de rechtspraak hiermee omgaat:
Ganshoren, 21 april 2023. Mede-eigenaars verzochten om een voorlopig syndicus wegens aanhoudend gebrekkig beheer. De zittende syndicus verweerde zich met het argument dat er intussen een algemene vergadering had plaatsgevonden — het beheer was dus hernomen. De vrederechter wees dat verweer af: het feit dat een AV is doorgegaan, maakt het vastgestelde tekort aan correct beheer niet ongedaan. De voorlopig syndicus werd aangesteld.
Antwerpen 6, 27 oktober 2021. Een syndicus die zelf niet in de mogelijkheid was zijn taak uit te oefenen, had een medewerker zonder BIV-erkenning aangesteld en die de volle eindverantwoordelijkheid gegeven — tot en met het opstellen van notulen "in opdracht van" de syndicus. De vrederechter zag daarin een schending van artikel 3.89 § 6 NBW, dat bevoegdheidsoverdracht enkel toelaat mits uitdrukkelijke toestemming van de AV en voor een beperkte duur of welomschreven doeleinden. Gevolg: de beslissingen van de betrokken AV werden vernietigd en een voorlopig syndicus aangesteld.
De keuze tussen beide figuren bepaalt dus uw procedurele route: geen syndicus → eenzijdig verzoekschrift, gerechtelijk syndicus; falende syndicus → dagvaarding op tegenspraak, voorlopig syndicus. Wie de verkeerde route kiest, verliest tijd — en in een conflictsituatie is tijd zelden een bondgenoot.
De gewone vervanging: ontslag en herbenoeming
Buiten de gerechtelijke noodsporen blijft de hoofdweg natuurlijk de algemene vergadering. De AV benoemt de syndicus en kan hem te allen tijde ontslaan met gewone meerderheid. Het syndicuscontract is wettelijk beperkt tot maximaal drie jaar, verlengbaar door een uitdrukkelijke beslissing van de AV — stilzwijgende verlenging is uitgesloten.
Drie aandachtspunten bij vervanging:
De schriftelijke overeenkomst. De wet vereist een geschreven syndicusovereenkomst. In de praktijk functioneren nochtans heel wat syndici jarenlang zonder. Dat opent discussies over het ereloon: wie geen geschreven overeenkomst heeft, heeft een wankele titel voor zijn vergoedingen. Sinds de wetswijziging die op 1 januari 2019 in werking trad, moet de syndicus bovendien een lijst van zijn tarieven voor aanvullende prestaties voorleggen — de "menukaart". Prestaties die niet op die lijst staan, kan hij in beginsel niet aanrekenen. Wie als VME in een ereloonconflict zit met een syndicus zonder geschreven overeenkomst of zonder tarievenlijst, heeft dus een stevig verweer. Omgekeerd geldt realisme: wie veertien jaar lang zonder protest erelonen betaalde en de syndicus telkens herbenoemde, zal moeilijk met terugwerkende kracht alles terugvorderen.
De dossieroverdracht. Een aftredende syndicus moet het volledige dossier van het gebouw overdragen aan zijn opvolger — boekhouding, contracten, technische documenten, en uitdrukkelijk ook de digitale bestanden. De rechtbank van eerste aanleg van Brussel herinnerde er op 19 juni 2023 aan dat dit een wettelijke, contractuele én deontologische verplichting is. Een syndicus die het dossier gijzelt — bijvoorbeeld in afwachting van betwiste erelonen — kan daartoe in rechte worden gedwongen, desnoods onder dwangsom.
De boekhoudkundige erfenis. Bij gebouwen die meerdere syndicuswissels achter de rug hebben, is de boekhouding soms structureel vervuild: jarenlange anomalieën die geen enkele opvolger nog volledig kan reconstrueren. De rechtspraak toont zich daar pragmatisch: na verschillende wissels en verstreken jaren is volledige correctie vaak eenvoudigweg niet meer mogelijk. Dat pleit voor een grondige due diligence bij elke overname van een beheersmandaat — en voor de VME: voor het tijdig aankaarten van anomalieën, niet jaren later.
De syndicus en de notificatieprocedure: niet zelf beslissen
Een terugkerende valkuil in het dagelijks beheer verdient hier een aparte vermelding. Wanneer een mede-eigenaar via de notificatieprocedure van artikel 3.82 NBW werken aanmeldt (een laadpaal, een airco, zonnepanelen — zie de spoke over veranderingswerken en de notificatieprocedure), rijst de vraag wie beoordeelt of die procedure überhaupt van toepassing is en of er bezwaar wordt aangetekend.
Het antwoord: niet de syndicus alleen. De syndicus die op eigen houtje arbitreert of een notificatie volstaat dan wel een AV-toestemming vereist is, neemt een verantwoordelijkheid op zich die hem kan opbreken zodra de discussie escaleert. Goede praktijk is dat hij het punt voorlegt aan de algemene vergadering — of, werkbaarder, dat de VME in een werkingsreglement van de raad van mede-eigendom voorziet dat de raad samen met de syndicus standpunt inneemt over de toepassing van de notificatieprocedure, met mandaat om namens de VME te antwoorden. Zo is procedureel gebeurd wat moet, draagt de syndicus niet alleen de verantwoordelijkheid, en beschikt de aanvrager bij weigering over een formeel document om zijn rechten bij de vrederechter uit te putten.
Wanneer de syndicus procedeert
De syndicus vertegenwoordigt de VME in rechte, maar beslist niet zelf over procedures ten gronde — dat is de soevereine bevoegdheid van de algemene vergadering. Hij mag wel dringende en bewarende maatregelen nemen: een kort geding tot aanstelling van een deskundige, een verjaringsstuitend exploot, het instellen van een uitzettingsvordering tegen een huurder die ernstige overlast veroorzaakt. Telkens geldt: bekrachtiging door de AV achteraf. Het volledige kader staat in de spoke over de procesbevoegdheid van VME, syndicus en mede-eigenaar.
Een bijzonder geval is de syndicus die — meestal in nieuwbouwdossiers — door de bouwpromotor is voorgedragen of zelfs de promotor zélf is. Die constellatie genereert structurele belangenconflicten: over de afrekening van bouwkosten, over de oplevering, over procedures tegen de promotor. De rechtspraak heeft stemming door zo'n promotor-syndicus over zijn eigen afrekening al herhaaldelijk vernietigd wegens belangenvermenging. Voor die problematiek, zie de spoke over de clause promoteur.
Stappenplan voor de ontevreden VME
Samengevat, voor wie van zijn syndicus af wil of er geen heeft:
Situatie 1 — Geen syndicus. Eenzijdig verzoekschrift bij de vrederechter (art. 594, 21° Ger.W.) tot aanstelling van een gerechtelijk syndicus. Snel, eenvoudig, geen tegensprekelijk debat.
Situatie 2 — Syndicus in gebreke, AV geblokkeerd. Dagvaarding op tegenspraak tot aanstelling van een voorlopig syndicus (art. 3.89 § 8 NBW). Documenteer het gebrekkig beheer: onbeantwoorde aangetekende brieven, niet-uitgevoerde AV-beslissingen, ontbrekende afrekeningen. Een tussentijds gehouden AV heelt het tekort niet (Vred. Ganshoren, 21 april 2023).
Situatie 3 — Syndicus functioneert, maar het vertrouwen is weg. De gewone weg: agendeer het ontslag en de benoeming van een opvolger op de AV. Gewone meerderheid volstaat. Vraag vooraf offertes van kandidaat-syndici op, zodat de vergadering meteen kan herbenoemen en er geen vacuüm ontstaat.
Situatie 4 — De vertrekkende syndicus werkt niet mee. Ingebrekestelling voor de dossieroverdracht (inclusief digitale bestanden), gevolgd door een vordering onder dwangsom. De drievoudige grondslag — wettelijk, contractueel, deontologisch — maakt dit een sterke vordering (Rb. Brussel, 19 juni 2023). Vergeet ook de BIV-tuchtklacht niet als drukkingsmiddel bij een professionele syndicus.
Wie twijfelt welk spoor past bij zijn situatie, of wie de aanstellingsprocedure correct wil voeren zonder ontvankelijkheidsrisico's: neem contact op via info@reius.be of het contactformulier voor een eerste evaluatie van uw dossier.
In re. In jure — Grondig in de feiten. Doordacht in het recht.
Wilt u weten hoe de VME precies werkt en beslist? Lees onze gids over de bevoegdheden en werking van de VME.